El email marketing se está incorporando a Callspace por fases. Los controles marcados como «Obligatorio» son condiciones del módulo de email: ningún espacio de trabajo puede enviar newsletters ni campañas a través de Callspace sin ellos. Los marcados como «Previsto» forman parte de nuestra hoja de ruta y todavía no están disponibles.
- Obligatorio
- Previsto
1. Cómo se envían las newsletters
Los clientes de Callspace redactan sus newsletters y campañas en su espacio de trabajo y las envían a sus propios contactos, desde su propio dominio. Callspace entrega los mensajes a través de Amazon Simple Email Service (Amazon SES).
- Obligatorio
El email está desactivado hasta revisar el espacio de trabajo
El módulo de email está desactivado por defecto. Antes de que un espacio de trabajo pueda enviar, Callspace lo revisa manualmente: la empresa, su web, el dominio remitente y la procedencia declarada de su primera lista de contactos.
- Obligatorio
Un tenant de envío aislado por espacio de trabajo
Cada espacio de trabajo envía a través de su propio tenant de Amazon SES, con su dominio verificado, su configuration set, sus métricas de reputación y su lista de supresión, de modo que los envíos de un cliente no pueden afectar a otro.
- Obligatorio
Cada mensaje es trazable
Cada mensaje lleva identificadores internos del espacio de trabajo, de la campaña y del propio mensaje. Todos los eventos de entrega, rebote, denuncia y baja quedan vinculados a ellos.
- Obligatorio
La primera campaña se revisa antes de enviarse
La primera campaña de cada espacio de trabajo queda retenida para revisión manual antes de que salga ningún mensaje de la plataforma.
2. Listas de contactos
- Las listas de contactos pertenecen al espacio de trabajo que las ha cargado. Nunca se comparten entre espacios de trabajo, ni se venden, alquilan o utilizan para el marketing propio de Callspace.
- Callspace no proporciona, vende ni alquila listas de contactos.
- Las direcciones se validan al importar: se descartan las de sintaxis no válida, los duplicados y las que ya están suprimidas en el espacio de trabajo.
- Cada contacto conserva el historial de su alta: la importación o el formulario de origen, quién lo añadió, cuándo y la procedencia y base jurídica declaradas.
3. Qué debe hacer el cliente antes de importar una lista
Una importación no puede empezar hasta que la persona que la realiza completa una declaración. Callspace la guarda junto con el usuario que la hizo, la fecha y hora, el nombre del fichero y el número de contactos.
- Obligatorio
Declarar la procedencia de los contactos
Por ejemplo: formulario de alta en la web del cliente, clientes existentes, inscripciones en eventos con consentimiento. Si se elige «otra», es obligatorio describirla.
- Obligatorio
Confirmar la base jurídica
Confirmación expresa de que el cliente dispone del consentimiento, u otra base jurídica válida, para enviar emails a todos los contactos del fichero.
- Obligatorio
Confirmar que la lista no es comprada, alquilada ni extraída por scraping
La Política de uso aceptable prohíbe las listas obtenidas de terceros, de brokers de datos, mediante scraping o de cualquier fuente ilícita.
- Obligatorio
Las importaciones grandes se revisan
Las importaciones que añaden más de 1000 contactos, o que más que duplican la lista del espacio de trabajo, quedan retenidas para revisión manual antes de poder recibir una campaña.
- Obligatorio
Los contactos suprimidos siguen suprimidos
Importar una lista nunca reactiva a un contacto que se haya dado de baja, haya presentado una denuncia o haya rebotado de forma permanente. Esas filas se descartan y se indican en el resumen de la importación.
Callspace no puede comprobar automáticamente cada consentimiento individual. La declaración hace explícita la responsabilidad del cliente y deja a Callspace un registro que revisar; además, Callspace puede pedir pruebas del consentimiento en cualquier momento.
4. Bajas
- Obligatorio
Enlace de baja en todos los mensajes
Callspace añade un enlace de baja visible a todas las newsletters y campañas. El cliente no puede eliminarlo.
- Obligatorio
Cabeceras de baja en un clic
Todos los mensajes incluyen las cabeceras List-Unsubscribe y List-Unsubscribe-Post (RFC 8058), para que proveedores como Gmail y Yahoo puedan mostrar su propio botón de baja. La baja en un clic es una petición HTTPS POST a Callspace con un token firmado. Las cabeceras están cubiertas por la firma DKIM del mensaje.
- Obligatorio
Inmediata y sin iniciar sesión
La baja es efectiva en cuanto se recibe. No exige iniciar sesión, ni contraseña, ni más datos que el propio clic.
- Obligatorio
Ámbito
La baja excluye la dirección de todas las newsletters y campañas del espacio de trabajo que envió el mensaje. No afecta a otros clientes de Callspace, que mantienen su propia relación con el destinatario.
- Previsto
Centro de preferencias por temas
Permitir que el destinatario elija temas concretos en lugar de darse de baja de todos.
5. Rebotes
- Obligatorio
Los rebotes permanentes se suprimen al instante
Cuando un mensaje rebota de forma permanente (la dirección no existe o el proveedor la rechaza definitivamente), la dirección se añade a la lista de supresión del espacio de trabajo y no se le envía ningún email más.
- Obligatorio
Gestión controlada de los rebotes temporales
Amazon SES reintenta durante un tiempo limitado los fallos temporales, como un buzón lleno. Si una dirección sigue fallando temporalmente en 3 envíos consecutivos, Callspace la suprime para ese espacio de trabajo.
- Obligatorio
Procesamiento idempotente de eventos
Las notificaciones de rebote se verifican, se deduplican y se registran una sola vez, aunque lleguen repetidas o desordenadas.
6. Denuncias de spam
Cuando un destinatario marca un mensaje como spam y su proveedor de correo participa en un circuito de retroalimentación (feedback loop), Amazon SES envía la denuncia a Callspace.
- Obligatorio
Las direcciones que denuncian se suprimen al instante
La dirección queda suprimida en el espacio de trabajo que envió el mensaje y no vuelve a recibir ninguna campaña suya.
- Obligatorio
Las denuncias computan para el espacio de trabajo
Cada denuncia queda vinculada al espacio de trabajo y a la campaña que la provocó, y alimenta los umbrales del apartado 10.
Algunos proveedores de correo, como Gmail, solo informan de las denuncias de forma agregada y no envían notificaciones individuales. Para ellos, Callspace se apoya en la tasa agregada de denuncias y en las cabeceras de baja.
7. Listas de supresión
- Cada espacio de trabajo tiene su propia lista de supresión con las bajas, los rebotes permanentes, los rebotes temporales reiterados, las denuncias y las direcciones que añada manualmente el cliente.
- La lista se aplica dos veces: Callspace la comprueba antes de poner un mensaje en cola, y Amazon SES la aplica a nivel de tenant en el momento del envío.
- El cliente puede añadir direcciones a su lista de supresión, pero no puede retirar denuncias ni rebotes permanentes. Retirar una baja exige que el destinatario vuelva a suscribirse; nunca puede hacerse mediante una importación o una edición.
- Las listas de supresión son independientes por espacio de trabajo, de modo que quien se da de baja de un cliente puede seguir recibiendo emails de otro con el que mantiene relación.
8. Autenticación de dominios
Los clientes envían desde su propio dominio. Antes de enviar ningún mensaje, el dominio debe verificarse mediante los registros DNS que Callspace genera para él:
| Registro | Función |
|---|---|
| DKIM: tres registros CNAME | Demuestran que el titular del dominio autoriza a Amazon SES a firmar el correo del dominio (Easy DKIM, claves de 2048 bits). |
| MAIL FROM personalizado: registros MX y TXT de SPF en un subdominio | Reciben los rebotes en un subdominio del dominio del cliente y autorizan mediante SPF a Amazon SES a enviar por él. |
| DMARC: registro TXT en _dmarc | Publica la política de autenticación del dominio. Es obligatorio disponer de un registro DMARC antes de enviar. |
- Obligatorio
Sin envíos desde dominios no verificados
El espacio de trabajo no puede enviar hasta que la verificación DKIM es correcta. Si más adelante falla, por ejemplo porque se eliminan los registros, los envíos se detienen.
- Obligatorio
Sin dominios de correo gratuito
No pueden usarse como remitente direcciones de proveedores de correo gratuito (gmail.com, outlook.com, yahoo.com y similares).
9. Para qué sirven SPF, DKIM y DMARC
- SPF (Sender Policy Framework) enumera los servidores autorizados a enviar correo de un dominio. El servidor receptor comprueba que el mensaje procede de uno de ellos.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail) añade una firma criptográfica a cada mensaje. El servidor receptor usa una clave pública publicada en DNS para comprobar que el dominio autorizó el mensaje y que no se ha modificado por el camino.
- DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) indica a los servidores receptores qué hacer con los mensajes que no superan la alineación de SPF y DKIM, y adónde enviar los informes. Protege el dominio del cliente frente a la suplantación.
Con los tres configurados, los mensajes enviados a través de Callspace quedan autenticados como procedentes del dominio del propio cliente. Así se cumplen los requisitos que Gmail y Yahoo exigen a los remitentes masivos.
10. Límites de envío y reputación
Todos los espacios de trabajo empiezan con límites prudentes, que Callspace amplía manualmente cuando sus envíos acumulan un historial sano:
| Control | Valor |
|---|---|
| Límite diario de un espacio de trabajo nuevo | 200 emails al día durante los primeros 14 días |
| Velocidad de envío | 1 email por segundo y espacio de trabajo, para que las campañas se repartan en el tiempo en lugar de salir de golpe |
| Cortacircuitos de campaña | Tras los primeros 100 destinatarios, la campaña se pausa si su tasa de rebote llega al 5 % o su tasa de denuncias al 0,1 % |
| Restricción del espacio de trabajo | En los últimos 30 días (mínimo 200 emails): tasa de rebote del 2,5 % o de denuncias del 0,05 %. Se reducen los límites y cada campaña requiere revisión. |
| Suspensión del espacio de trabajo | En el mismo periodo: tasa de rebote del 4 % o de denuncias del 0,08 %. Se suspende el envío de emails hasta su revisión. |
- Obligatorio
Reputación por espacio de trabajo en Amazon SES
El tenant de SES de cada espacio de trabajo usa la política de reputación estándar, que lo pausa automáticamente cuando Amazon SES detecta un problema de reputación de gravedad alta, sin afectar a los demás espacios de trabajo.
- Obligatorio
Supervisión de la cuenta
Callspace supervisa las tasas de rebote y de denuncias de toda la cuenta y recibe alertas mucho antes de que se acerquen a los umbrales de revisión de Amazon SES.
- Obligatorio
Los cambios de límites quedan registrados
Solo el personal de Callspace puede modificar los límites de un espacio de trabajo. Cada cambio queda registrado con quién lo hizo, cuándo y por qué.
11. Detección de envíos anómalos
- Obligatorio
Topes de volumen
Los límites diarios y la velocidad de envío impiden los picos repentinos. Una campaña que supera el cupo diario restante se reparte en los días siguientes o queda retenida para revisión.
- Obligatorio
Señales tempranas de rebotes y denuncias
El cortacircuitos de campaña detiene una campaña en cuanto sus primeros destinatarios muestran una tasa alta de rebotes o de denuncias, antes de enviarla a toda la lista.
- Obligatorio
Controles de calidad de las importaciones
Las importaciones con una proporción alta de direcciones no válidas, duplicadas, genéricas (como info@ o admin@) o ya suprimidas quedan retenidas para revisión, porque son típicas de listas compradas o extraídas por scraping.
- Previsto
Comprobación automática de la reputación de los enlaces
Contrastar los enlaces de cada campaña con listas conocidas de phishing y malware antes del envío.
- Previsto
Higiene de listas según la interacción
Proponer o aplicar la retirada de los contactos que llevan mucho tiempo sin interactuar.
12. Qué ocurre si un cliente incumple las normas
Cada espacio de trabajo tiene un estado de cumplimiento de email que gestiona el personal de Callspace. Cada cambio de estado queda registrado con su motivo, la persona que lo realizó y la fecha.
| Estado | Efecto |
|---|---|
| Pendiente de revisión | El espacio de trabajo puede preparar contactos y campañas, pero no puede enviar emails. |
| Aprobado | El espacio de trabajo puede enviar dentro de sus límites. |
| Restringido | Límites reducidos; Callspace revisa cada campaña antes de su envío. |
| Suspendido | No puede enviarse ningún email. Las campañas en cola y programadas quedan pausadas. |
Según la gravedad del caso, Callspace puede pausar una campaña, restringir o suspender el espacio de trabajo, solicitar pruebas del consentimiento o dar por terminada la cuenta, conforme a la Política de uso aceptable y a los Términos de uso. Los casos claros de spam, phishing o uso de listas compradas conllevan la suspensión inmediata.
13. Consultas
Para consultas sobre estos controles, o para denunciar un mensaje enviado a través de Callspace:
Cumplimiento y abusos: legal@callspace.io