Aprende a usar CallSpace, paso a paso

Paso a paso

1. 1
   Abre el correo [Tu empresa] te ha invitado a CallSpace y pulsa Activar mi cuenta. El enlace caduca en 48 horas.
   0:06
2. 2
   Elige una contraseña de al menos 8 caracteres, repítela y pulsa Activar cuenta.
   0:16
3. 3
   En la pantalla Inicia sesión, escribe tu email y tu contraseña y pulsa Entrar.
   0:25
4. 4
   Los agentes llegan a la app de llamadas (app.callspace.io) y el responsable al panel de gestión (callspace.io/dashboard). No tienes que elegir: CallSpace te lleva solo.
   0:34

Paso a paso

1. 1
   En la pantalla de inicio de sesión, pulsa ¿Olvidaste tu contraseña?.
2. 2
   Escribe tu email y pulsa Enviar enlace de recuperación.
3. 3
   Abre el correo Restablece tu contraseña — CallSpace y pulsa Restablecer contraseña. El enlace caduca en 1 hora.
4. 4
   Escribe la nueva contraseña dos veces y pulsa Guardar nueva contraseña. Debe tener 8 caracteres, una mayúscula, una minúscula, un número y un símbolo.

Paso a paso

1. 1
   Ordenador: entra en callspace.io/instalador y pulsa Descargar CallSpace. Abre el archivo descargado y sigue el asistente.
   0:08
2. 2
   Abre CallSpace y pulsa Iniciar sesión →. Se abrirá el navegador: entra con tu email y contraseña y la app se abrirá ya con tu sesión.
   0:16
3. 3
   Móvil: busca CallSpace en App Store o Google Play (o escanea el QR de callspace.io/app-movil), ábrela y pulsa Iniciar sesión →.
   0:43
4. 4
   La primera vez que llames o te llamen, acepta el permiso del micrófono.
   0:55

Paso a paso

1. 1
   En el menú de la izquierda, entra en Agentes.
   0:08
2. 2
   Pulsa Crear agente.
   0:15
3. 3
   Escribe Nombre, Apellido y Email. El email no se puede cambiar después.
   0:18
4. 4
   Elige el rol: Agente atiende llamadas; Supervisor además entra al panel.
   0:26
5. 5
   Si va a escribir por WhatsApp, activa el complemento de WhatsApp (es de pago).
   0:35
6. 6
   Pulsa Crear agente. Le llegará un correo para activar su cuenta; hasta entonces verás Pendiente.
   0:39

Paso a paso

1. 1
   Entra en Supervisores y pulsa Nuevo supervisor. Escribe nombre, apellido y correo.
2. 2
   Activa Agente enlazado si además va a atender llamadas.
3. 3
   En Acceso a plataformas elige Dashboard web (el panel), App operativa (la app de llamadas) o ambos.
4. 4
   En Secciones del dashboard activa lo que puede ver y hacer: por ejemplo, en Historial, el permiso Grabaciones.
5. 5
   Pulsa Crear supervisor. Recibirá un correo para activar su cuenta.

Paso a paso

1. 1
   Entra en Equipos y pulsa Crear equipo. Ponle nombre y color.
2. 2
   Marca los agentes y supervisores del equipo.
3. 3
   En Números asignados elige qué números puede usar. Para cada uno puedes poner Permitido o Bloqueado en Llamadas salientes y WhatsApp.
4. 4
   Pulsa Crear equipo. Para cambiar personas más tarde, usa Gestionar miembros.

Paso a paso

1. 1
   Entra en Números y, en la fila del número, pulsa Configurar entrantes.
   0:08
2. 2
   Pulsa Configurar o Editar. Se abre un esquema que empieza en Llamada entrante.
   0:14
3. 3
   Lo más fácil: Construir desde → Empezar desde plantilla y elige Estándar, Simple o 24/7.
   0:20
4. 4
   Pulsa en cualquier paso para cambiarlo. En los mensajes elige Texto (una voz lee lo que escribas), Archivo o Grabar.
   0:36
5. 5
   Pulsa Publicar. Hasta que no publiques, los cambios no se aplican.
   0:47

Paso a paso

1. 1
   Entra en Colas y pulsa Crear cola. Escribe un nombre, por ejemplo Soporte general.
2. 2
   Elige la estrategia: Llamar a todos (contesta el primero) o Más tiempo libre (empieza por quien lleva más rato sin llamadas).
3. 3
   En Tiempos decide cuánto puede esperar como máximo y cuánto suena a cada agente.
4. 4
   En Música y anuncios sube la música y, si quieres, activa Anunciar posición y tiempo estimado.
5. 5
   Elige qué pasa si nadie atiende en Acción al agotar el tiempo, marca los agentes a la derecha y pulsa Crear cola.

Paso a paso

1. 1
   Entra en Locuciones y pulsa Nueva locución.
   0:11
2. 2
   Escribe un Nombre y elige el audio (MP3, WAV, OGG o M4A, hasta 10 MB).
   0:19
3. 3
   Pulsa Subir. Aparecerá en Mis locuciones, donde puedes escucharla o borrarla.
   0:26
4. 4
   Durante una llamada, el agente pulsa Locuciones y luego Reproducir.
   0:30

Paso a paso

1. 1
   Entra en Historial. Filtra por número, fechas, equipo, línea o agente, o elige Entrantes, Salientes o Perdidas.
   0:13
2. 2
   Pulsa ▶ Reproducir: aparece un reproductor abajo.
   0:21
3. 3
   Pulsa la flecha Descargar para guardarla. Si el agente grabó trozos extra, verás Grabaciones extra.
   0:27
4. 4
   Con el icono del ojo ves los detalles y las notas del agente: Resultado, Etiquetas y Observaciones.
   0:31

Paso a paso

1. 1
   Entra en Buzón de voz (en la app de agentes, en Buzón). Filtra por Sin leer para ver solo los nuevos.
   0:17
2. 2
   Pulsa ▶ para escuchar un mensaje.
   0:20
3. 3
   Con el icono del ojo lo marcas como leído o no leído.
   0:24
4. 4
   Con Notas apuntas algo (se guarda solo) y con la flecha lo descargas.
   0:28

Paso a paso

1. 1
   Entra en Analíticas y elige el periodo: Hoy, 7 días, 30 días, 90 días o Personalizado.
2. 2
   Arriba tienes las cifras clave: Total llamadas, Llamadas perdidas, Tasa de respuesta, Duración media…
3. 3
   En Recuperación de perdidas ves cuántas llamadas perdidas se devolvieron.
4. 4
   En Comparativa de agentes y Rendimiento por cola ves cómo va cada persona y cada cola.

Paso a paso

1. 1
   Historial de llamadas en la app: que cada agente vea las llamadas de todos o solo las suyas.
2. 2
   Grabación automática de llamadas: grabar todas o solo lo que el agente grabe a mano.
3. 3
   Los agentes pueden escuchar las grabaciones: permitir o no.
4. 4
   Incidencias abiertas desde la app: que pasen antes por ti o vayan directas al soporte.
5. 5
   Además, el idioma y el tema (claro, oscuro o el del sistema).

Paso a paso

1. 1
   En Plan ves lo que tienes contratado. Para cambiarlo, contacta con CallSpace.
2. 2
   En Facturación, pulsa Añadir tarjeta o Cambiar para la forma de pago.
3. 3
   En Datos de facturación pulsa Editar para poner razón social, CIF, dirección y los correos que reciben copia.
4. 4
   En Historial de facturas pulsa Descargar factura para guardarlas en PDF.

Paso a paso

1. 1
   Pulsa tu nombre (arriba a la derecha) y elige Disponible. Si estás No disponible, no te entran llamadas.
   0:07
2. 2
   Para llamar, pulsa + Nuevo, escribe el número y pulsa Llamar.
   0:23
3. 3
   En Llamando como eliges con qué número de la empresa llamas: es el que verá el cliente.
   0:16
4. 4
   Cuando te llamen, pulsa Contestar. Silenciar tono deja de sonar sin rechazar la llamada.
   0:35

Paso a paso

1. 1
   Silenciar apaga tu micrófono; Espera pone al cliente en espera; Teclado sirve para los menús automáticos.
   0:06
2. 2
   Notas y Etiquetas te ayudan a apuntar lo importante mientras hablas.
   0:15
3. 3
   Transferir → Directa pasa la llamada al momento; Hablar antes te deja hablar primero con tu compañero y luego Completar transferencia.
   0:25
4. 4
   Al colgar, en Resumen de la llamada elige el Resultado, revisa las Etiquetas, escribe Observaciones y pulsa Guardar.
   0:39
5. 5
   En la conversación, Ver más abre los detalles de la llamada y su grabación.
   0:48

Paso a paso

1. 1
   Abre la conversación del cliente (o créala con + Nuevo → WhatsApp o SMS).
   0:07
2. 2
   Comprueba en Origen empresa desde qué número escribes, escribe en Escribe un mensaje… y pulsa la flecha.
   0:12
3. 3
   Con el clip adjuntas fotos o documentos; con el marcador usas tus textos rápidos.
   0:19
4. 4
   Si el cliente no te ha escrito en 24 horas, pulsa Enviar plantilla, elige una, rellena los huecos y envíala.
   0:30

Paso a paso

1. 1
   En el panel, entra en Números y pulsa Gestionar WhatsApp en el número que quieras.
   0:12
2. 2
   En Plantillas de WhatsApp, pulsa Crear plantilla.
   0:17
3. 3
   Elige la categoría: Utilidad para avisos de pedidos, citas o facturas; Marketing para ofertas y novedades. Pulsa Continuar.
   0:21
4. 4
   Escribe el Nombre interno (solo minúsculas, números y guiones bajos, por ejemplo aviso_pedido) y elige el Idioma.
   0:30
5. 5
   Escribe el Mensaje. Con + Añadir variable dejas un hueco, como {{1}}, que el agente rellena al enviarla (por ejemplo, el nombre del cliente).
   0:35
6. 6
   Rellena los Datos de ejemplo de cada hueco y revisa la Vista previa. Si quieres, añade un adjunto o un botón.
   0:45
7. 7
   Pulsa Enviar plantilla. Se guarda como Borrador.
   0:52
8. 8
   En la lista, pulsa Enviar a Meta. Quedará Pendiente; pulsa Actualizar estado hasta que ponga Aprobada.
   0:56

Paso a paso

1. 1
   En Contactos pulsa el botón azul del muñeco, rellena Nombre y Teléfono (con prefijo, por ejemplo +34) y pulsa Crear contacto.
2. 2
   Pulsa la lupa (o Ctrl+K) para buscar por nombre, teléfono, empresa o mensaje.
3. 3
   En Calendario pulsa Nuevo evento, rellena título, fecha y horas y pulsa Crear evento.

Paso a paso

1. 1
   Pulsa la rueda dentada para abrir los ajustes.
   0:06
2. 2
   Ajustes de sonido: elige micrófono y altavoz, pruébalos y elige tu tono de llamada.
   0:10
3. 3
   Notificaciones: avisos de llamadas y mensajes cuando CallSpace no está delante.
   0:23
4. 4
   Llamadas: si quieres o no el resumen al colgar. Tema e Idioma (en Mi cuenta) cambian el aspecto.
   0:30
5. 5
   Diagnóstico de redes: comprueba tu conexión si las llamadas van mal.
   0:34

Paso a paso

1. 1
   En la app: rueda dentada → Reportar un problema. En el panel: Incidencias → Nueva incidencia.
   0:06
2. 2
   Escribe el Asunto en una frase y, en Descripción, qué ha pasado y qué esperabas.
   0:13
3. 3
   Añade capturas con Añadir imágenes (hasta 5), elige la Prioridad y pulsa Enviar incidencia.
   0:20
4. 4
   Sigue su estado en Mis incidencias (app) o en Incidencias (panel), donde puedes responder al soporte y Cerrar incidencia.
   0:26