Sector · Formación y academias

Matricula más y atiende mejor a cada alumno

Captación de alumnos con seguimiento de leads y numeración 400, atención a alumnos por teléfono y WhatsApp, y una sola plataforma para todos los campus o sedes.

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Costes tras unificar tres sistemas (Foro de Formación): −40%; Costes tras unificar tres sistemas (Foro de Formación)
Plataforma para captación y atención: 1; Plataforma para captación y atención
Numeración para campañas de matrícula: 400; Numeración para campañas de matrícula
Para la primera cola: 5 min; Para la primera cola

El problema

Dos operaciones distintas con las mismas herramientas

Captar alumnos es vender; atenderlos es soporte. Cuando ambas cosas pasan por la misma línea y el mismo móvil, la matrícula se enfría y el alumno espera.

Leads de matrícula que se enfrían

La solicitud de información llega por la web y nadie llama hasta el día siguiente. Otra academia ya lo ha hecho.

Secretaría desbordada en periodos de matrícula

Picos de llamadas en septiembre y enero que una sola línea no absorbe.

Sedes que no comparten información

Cada campus con su número y su libreta. Imposible ver el conjunto.

Campañas comerciales sin numeración 400

Desde el 17 de octubre de 2026 las llamadas de captación deben salir por un 400 o se bloquean.

La solución

Cómo lo resuelve CallSpace

Captación y atención separadas en la plataforma, unidas en los datos.

Cola de leads de matrícula

Cada solicitud de información entra en una cola y suena en el primer asesor libre, con el 400 como identificador.

Atención a alumnos con colas y horarios

Secretaría, tutorías y administración con colas propias, horarios lectivos y locuciones por periodo.

WhatsApp para alumnos y familias

Recordatorios de plazos, documentación y confirmaciones en el mismo hilo que las llamadas.

Varias sedes, una operación

Un número por sede o uno común con menú. Informes por sede y consolidados.

Conectado con tu CRM educativo

HubSpot, Zoho o tu software de gestión académica a través de integraciones y API.

Grabación y trazabilidad

Cada conversación de matrícula registrada, con grabación y nota, para seguimiento y calidad.

Puesta en marcha

01
Mapeamos campañas y atención
Qué llamadas son de captación y cuáles de atención, por sede y por periodo.
02
Numeración: 400 para captar, 900 o geográfico para atender
Portamos los números actuales y tramitamos la numeración 400 para campañas.
03
Colas, horarios y WhatsApp
Configuramos las colas de secretaría y asesores, horarios lectivos y plantillas de WhatsApp.
04
CRM y medición
Conectamos tu CRM y dejamos un panel por sede con leads contactados, esperas y resultados.

Integraciones

Con las herramientas que ya usas

Ver la documentación de la API

HubSpotZohoWhatsApp BusinessMondayWebhooks

Foro de Formación

“Reemplazamos tres sistemas distintos con CallSpace y bajamos costes un 40%.”

Sergio Pardo

Responsable Comercial, Foro de Formación

Dudas

Preguntas frecuentes

¿Otra pregunta? Escríbenos y respondemos en menos de 24 h.

¿Sirve para varios campus?

Sí. Cada sede puede tener su número y su cola o compartir uno con menú. Los informes se ven por sede y consolidados.

¿Las llamadas a personas que pidieron información son comerciales?

Si el objetivo es cerrar la matrícula, sí: deben salir por numeración 400 desde el 17 de octubre de 2026. Las llamadas a alumnos ya matriculados sobre su curso son de atención.

¿Se integra con nuestro software académico?

Con los CRM habituales de forma nativa y con cualquier software a través de la API y los webhooks.

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Una plataforma para captar y atender, con menos coste que tres sistemas separados. Te lo enseñamos con tu caso.

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